Obowiązek prowadzenia w firmie dokumentacji pracowniczej dotyczy każdej osoby, w tym również tej, która jest zatrudniona dopiero od niedawna. To pracodawca odpowiada przy tym nie tylko za jej sporządzenie, ale i przechowywanie. Warto pamiętać, że nieprzestrzeganie zasad związanych z dokumentacją pracowniczą grożą wysokie kary finansowe. Chcąc ich uniknąć, warto poświęcić uwagę kwestiom z nią związanym.

Dokumentacja pracownicza – co to takiego?

Dokumentacja pracownicza, nazywana też kadrową, jest zbiorem dokumentów, na które składa się wszystko to, co wiąże się ze stosunkiem pracy danej osoby. Jej prowadzenie i przechowywanie są obowiązkiem pracodawcy, dotyczy przy tym wszystkich osób, które znalazły w danej firmie zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę. Dziś osoby odpowiadające za kadry i płace w firmę mogą prowadzić dokumentację pracowniczą tak w wersji papierowej, jak i elektronicznej.

Dokumentacja pracownicza składa się z dwóch ważnych elementów. Na pierwszy plan wysuwają się akta osobowe, a więc wszystkie te dokumenty, które są bezpośrednio związane z procesem zatrudnienia. Taka dokumentacja kadrowa to zresztą nie tylko CV i list motywacyjny, ale również wstępne i okresowe badania lekarskie oraz świadectwa pracy.

O dokumentacji pracowniczej mówi się jednak również w kontekście wszystkich tych aktów, które dotyczą stanowiska pracy. Tu na pierwszy plan wysuwa się ewidencja czasu pracy, nie mniej ważna jest jednak również lista z wypłaconymi wynagrodzeniami oraz dokumenty potwierdzające inne świadczenia pobierane przez pracownika. Dokumentacja dotycząca stanowiska pracy obejmuje także dane związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy, a także te, które dotyczą ewentualnego przydziału na odzież lub obuwie robocze.

Jak przechowywać akta osobowe?

Akta osobowe dzieli się na cztery części. Podział nie jest wcale umowny, a jego znajomość ma kluczowe znaczenie dla wiedzy na temat tego, jak powinna być przechowywana dokumentacja kadrowa. Na pierwszy plan wysuwa się w tym kontekście część A, a więc ten rodzaj akt, który obejmuje to wszystko, co pracownik dostarczył firmie, ubiegając się o zatrudnienie. Tu znajduje się kwestionariusz osobowy, skierowania na badania lekarskie i ich wyniki, a także świadectwa pracy oraz świadectwa ukończenia szkół.

Część B to z kolei ta grupa akt, które odnoszą się do tego wszystkiego, co jest związane z rozpoczęciem współpracy z firmą. To właśnie tu znajduje się zaświadczenie potwierdzające ukończenie kursu BHP, umowa o pracę, a także dokumentacja związana z ubieganiem się o urlop rodzicielski.

Część C akt pracowniczych to teczka tworzona w momencie zakończenia współpracy z pracownikiem. Można w niej znaleźć kopię wydanego mu świadectwa pracy, a także orzeczenie odnoszące się do rozwiązania umowy o pracę. Tu też jest miejsce dla tych wniosków, które dotyczą wydania świadectwa pracy, jego ewentualnego uzupełnienia oraz sprostowania.

Część D to z kolei teczka, która wcale nie musi powstać. Obejmuje dokumenty dotyczące kar udzielonych zatrudnionemu, zdecydowana większość pracowników nie ma jej więc założonej.

Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą?

Tak akta w formie papierowej, jak i elektroniczne akta osobowe muszą być przechowywane przez określony przepisami czas. Nowe regulacje obowiązują od 1 styczna 2019 roku. Okres przechowywania akt pracowniczych jest dziś uzależniony od tego, kiedy nastąpiło zatrudnienie pracownika w firmie. Jeśli więc mamy do czynienia z pracownikiem zatrudnionym po 1 styczna 2019 roku, dokumentacja kadrowa z nim związana musi być przechowywana przez 10 lat od końca tego roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał albo wygasł.

Ten sam skrócony okres może dotyczyć osób zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku i 31 grudnia 2018 roku, należy jednak pamiętać, że w takim przypadku należy wywiązać się z dodatkowych zobowiązań wobec ZUS. Pracodawca ma więc prawo do skorzystania z tego okresu, jeśli złoży do urzędu raporty informacyjne (oznaczone jako ZUS RIA) dotyczące wszystkich pracowników zatrudnionych w tym czasie oraz przedstawi oświadczenie ZUS OSW. W innym przypadku nadal obowiązuje 50-letni okres przechowywania danych. Okres ten pozostaje bez zmian w przypadku pracowników, którzy zostali zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku. Przepisy stanowią, że nie można go zmienić nawet składając raport informacyjny.

W jaki sposób przechowywać dokumentację pracowników i inne dokumenty firmowe?

Warto dbać o dokumenty pracownicze i firmowe oraz mieć je zawsze pod ręką w przypadku kontroli. Gdzie trzymać takie dokumenty? Coraz większą popularnością cieszą się rozwiązania online. Dzięki oprogramowaniu w chmurze firmy mogą łatwo przechowywać, organizować i pobierać swoje dokumenty bez potrzeby posiadania fizycznych archiwów.

Jedną z głównych zalet przechowywania dokumentów księgowych w chmurze jest bezpieczeństwo danych i zwiększona dostępność. Użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do swoich plików z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu.